Black Friday door de ogen van een hostingprovider

Drie jaar geleden wezen wij onze klanten voor het eerst op het uit Amerika overgewaaide fenomeen Black Friday. ‘Doe er volgend jaar ook wat mee!’, was ons advies nog. Inmiddels is het één van de belangrijkste dagen van ons jaar voor ons als hostingprovider. Ons belangrijkste doel is om de webshops zo te ondersteunen dat ze gigantisch succesvolle dagen draaien. Bewustwording, voorbereiding en vooruitdenken staan daarbij centraal. In dit artikel een inkijkje in hoe we dat aanpakken.

Het ultieme cliché: een goede voorbereiding is het halve werk

Zoals ook het geval is bij webshops, beginnen de voorbereidingen voor Black Friday bij ons ongeveer twee maanden van te voren. Op ons platform zelf hoeven er geen voorbereidingen getroffen te worden, maar we willen graag dat ook de webshops helemaal piek-proof zijn zodat ze optimaal van deze periode kunnen profiteren.

Ons belangrijkste doel is om de webshops zo te ondersteunen dat ze gigantisch succesvolle dagen draaien.

Een assessment met webwinkelier, technisch partner en hosting partner

Met ruim 2.000 Magento shops op ons platform en heel wat piekperiodes achter de rug, weten we inmiddels wat mogelijke bottlenecks kunnen zijn. Soms werkt een bepaalde configuratie op normale dagen prima, maar kan het op piekmomenten voor problemen zorgen. Met een aantal shops zijn we daarom ruim van te voren proactief gestart met een soort feestdagen-assessment. We zijn samen met de klant en technisch partner om tafel gaat zitten om de shop samen helemaal klaar te stomen, zodat deze Black Friday zonder verhoogde hartslag zou gaan verlopen. Waar we onder andere naar keken:

• Welke bezoekersaantallen werden er verwacht?
• Welke issues deden zich voorgaande jaren voor?
• Welke informatie geeft het MageReport Premium dashboard ons: welke conclusies kunnen we uit deze data trekken, wat kan er nog geoptimaliseerd worden? Zijn er opvallende langlopende processen?
• Zijn er nog subtiele en slimme wijzigingen in de Hypernode-settings mogelijk? Wat werkt er normaal gesproken prima, maar kan bij piekbelasting voor problemen gaan zorgen?

Proactief advies

En zo pleegden wij ook wat proactieve belletjes naar shops die al dicht tegen de CPU en memory limieten zaten. Als we nog optimalisaties mogelijk zagen gaven we die door (“in jouw geval is het slim Redis ook voor het opslaan van sessies te gebruiken”), en anders was het advies om te upgraden naar een grotere hostingruimte.

Nauwelijks extra kosten voor gegarandeerd genoeg resources

Wat ons hierbij opviel was dat veel klanten/partners niet op de hoogte waren van het feit dat opschalen bij ons per dag kan. Je betaalt dan alleen voor de dag dat je er gebruik van maakt. De extra kosten zijn dan minimaal, terwijl je er wel zeker van bent dat je shop niet tegen limieten aan zal lopen. Als je een flinke omzet verwacht te maken is dat een no brainer toch?

Als je per dag kan betalen voor extra hosting resources, vallen de extra kosten weg tegen de extra omzet die je die dag draait.

Database volume swap (wat??)

Een aantal klanten hebben we geadviseerd alvast te upgraden naar een 2XL variant binnen de Professional of Excellence lijn. Mochten de bezoekersaantallen gedurende Black Friday enorm de pan uitschieten, dan kan er met de database volume swap techniek opgeschaald worden, wat een minimale verstoring van slechts 1 minuut geeft. Om van die techniek gebruik te kunnen maken moet je shop echter op minimaal een 2XL variant staan.

En toen was het Black Friday

Dit zijn dagen waar wij stiekem erg van houden. Collega’s waren al vroeg op kantoor en hielden hun ogen strak op de monitoring. Al vroeg in de ochtend pikte deze extreme pieken en ‘klapperende’ shops op. Direct werden de contactpersonen op de hoogte gesteld. Hoe eerder je erbij bent, hoe beter. Want tijdens Black Friday is de kans groot dat de load gedurende de dag alleen maar hoger wordt. Voor 10:00 uur ‘s ochtends waren er al 12 webshops uit de brand gehouden of geholpen. Optimalisaties kun je dan niet meer doorvoeren, maar opschalen naar meer resources kan wel.

Concrete cases

• Shop A stuurde een mailing uit naar 1,5 miljoen adressen (verspreid, gelukkig). Verwachting was een CTR van 10%.
• Shop B stuurde 2 dagen lang om de 15 minuten een mailing uit naar +/- 5.000 adressen, gedurende een tijdsframe van 5 uur.
• Shop C is in de week voor Black Friday van een Professional M naar een Excellence 4XL geüpgraded. Dit deden zij in 2 keer: al vroeg in de week van Professional M naar Excellence 2XL, zodat de IP-change op een zelfbepaald moment plaatsvond én zodat ze indien nodig gebruik konden maken van de volume swap techniek. Dat bleek verstandig, want op Black Friday zelf zijn ze nog pijnloos naar Excellence 4XL doorgestoomd. Dit heeft ze per dag slechts € 228,- extra gekost. Dit was een schijntje van de omzet die ze die dagen gedraaid hebben.
• Shop D is een dag voor Black Friday geüpgraded van een Professional M pakket naar een Professional 5XL, en kon drie dagen later op zaterdag weer downgraden. Dit heeft de shop slechts € 81,- per dag extra gekost.

Voor 10:00 uur ‘s ochtends hadden we al 12 webshops uit de brand gehouden of geholpen.

Hostingadvies voor een succesvolle sale

• Sla de gegevens van afgelopen Black Friday op: hoeveel bezoekers, hoeveel orders, hoeveel bezoekers tegelijkertijd, wanneer waren de piekmomenten, wat was de CTR van de mailings? Volgend jaar kun je deze data goed gebruiken in de voorbereiding.
• Deel je plannen met je technisch partner en hostingpartij. Besef je dat jouw plannen soms indicaties kunnen hebben die je zelf niet direct voorziet. Je technisch partner en hostingpartner zijn expert, laat hen de inschatting maken.
• Begin ruim van te voren met de voorbereidingen.
• Denk vooruit. Weer zo’n cliché: voorkomen is beter dan genezen. En als je per dag kan betalen voor wat extra hosting resources, vallen de extra kosten (waarschijnlijk) weg tegen de extra omzet die je die dag draait.

[widget id=”magereport_widget-4″ /]